| 档案管理办法 |
| 发布时间:2014-05-11 06:36 点击量：
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档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范机构档案管理工作，特制定本办法。
第二条 归档的文件材料必须按类别立卷，以年度为线索。机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 项目部或承办人员应保证经办文件的系统完整。结束后及时交办公室归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 档案管理原则
第四条 全体工作人员应树立档案意识，凡反映机构工作的一切有效资料和文字记录都属于北京绿舟应急救援促进中心应留存的资料。
第五条 办公室应建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
第六条 办公室要主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关方面和人员索要相应资料。
第七条 办公室应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。
第三章 档案的收集管理
第八条 坚持部门收集、管理文件材料制度。
第九条 各部门都要建立健全平时归卷制度，根据本部门的业务范围及当年工作任务，管理好平时文档。
第十条 公文承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门归卷。
第十一条 凡机构签发的公文一律由办公室统一收集管理。
第十二条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第十三条 各部门对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集补全。
第四章 归档范围
第十四条 行政档案
1.登记管理机关及其他单位相关往来文件；
2.专职、兼职人员的人事简历及相关资料；
3.机构的请示、通知、决议、批复、报告、函复、会议纪要等；
4.机构反映主要职能活动的各种工作计划、总结、统计报表等；
5.机构与有关单位签订的合同、协议书等；
6.机构的大事记、年度工作报告及反映重要活动的简报、照片、录音、录像等。
第十五条 财务档案
1.机构日常支出财务报销凭证、账目、审批手续及报表；
2.捐赠收据等入账单据；
3.预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。
第十六条 项目档案
1.项目申报书、项目方案、在申请时提供的辅证材料；
2.项目协议；
3.项目实施过程中各阶段的材料；
4.其它相关资料。
第十七条 传播资料档案
1.机构各类印刷品、宣传品；
2.媒体报道材料；
3.业务活动照片、影片、录音、视频等。
第五章 立 卷
第十八条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由办公室负责组卷、编目，各部门配合完成。
第十九条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第六章 档案密级
第二十一条 密级鉴定
档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使机构权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。
普通是机构可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。
秘密是机构一般的秘密，一旦泄密会使机构利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。
机密是机构重要的秘密，泄露会使机构的安全和利益遭受严重损害，如理事会决议、机构发展规划、财务报表、统计资料等。
普通级别档案安全保密工作由办公室主任负责，秘密级别档案安全保密工作由主任负责，机密级别档案安全保密工作由理事会负责。
第七章 档案的销毁
第二十二条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
第二十三条 办理档案销毁手续，根据档案密级经由对应安全保密负责人批准，方可销毁。
第八章 档案借阅、利用工作
第二十四条 案卷一般仅供在机构查阅，如需借出，需经档案安全保密负责人批准。
第二十五条 借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十六条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告档案安全保密负责人。
第二十七条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案安全保密负责人批准后方可借阅。
第八章 附 则
第二十八条 各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
第二十九条 本制度自发布之日起执行。
北京绿舟应急救援促进中心
2014年5月10日
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